Facture proforma, définition et modèle à télécharger

La Facture proforma est un document essentiel lors de l’expédition de marchandises en dehors de l’Union Européenne. Cependant, il peut être complexe de créer une proforma conforme aux normes. Dans cet article, nous allons vous guider étape par étape et vous fournir un modèle gratuit de Facture proforma téléchargeable, afin que vous puissiez simplifier ce processus souvent complexe.

Qu’est-ce qu’une Facture proforma ?

Contrairement à la facture commerciale, la proforma n’est pas une véritable facture. Elle agit plutôt comme un document informatif sans valeur comptable, permettant de déterminer la nature et la valeur des produits importés ou exportés. Elle précède la création de la facture officielle et sert de justificatif valable auprès de la douane pour l’exportation des marchandises. Elle est donc provisoire, sans valeurs ni obligation légales. Vous ne devez donc pas fournir une facture commerciale lors d’une expédition internationale, cela n’a pas la même utilité.

Quand fournir ce document ?

La Facture proforma est obligatoire lors de l’expédition de marchandises en dehors de l’Union Européenne, qu’il s’agisse d’importation ou d’exportation. Il est crucial de la joindre à votre colis en quatre exemplaires, même si les produits ne sont pas destinés à la vente (cadeaux, échantillons de laboratoire, etc.). Négliger ce document peut entraîner le blocage du colis par la douane, créant des retards et des complications indésirables.

Comment créer une Facture proforma ?

Pour faciliter ce processus, nous avons créé un guide étape par étape :

L’Entête :

• Langue du Document : Rédigez le document en anglais, la langue universellement acceptée pour les transactions internationales.
• Mention « Proforma Invoice »: Assurez-vous d’inclure clairement la mention « Proforma Invoice » en haut du document pour indiquer sa nature informative.
• Logo de la Société Expéditrice : Placez le logo de votre société de manière visible, renforçant ainsi la crédibilité de la proforma.
• Numéro EORI de l’Expéditeur : Inscrivez le numéro EORI de l’expéditeur, une information cruciale pour le dédouanement.
• Numéro de Siret et de TVA de l’Expéditeur : Indiquez clairement le numéro de Siret et de TVA de votre société pour des raisons fiscales et de vérification.
• Adresses et Contacts : Incluez les adresses complètes d’expédition et de destination, ainsi que les contacts associés pour faciliter la communication.
• Date d’Expédition : Mentionnez la date d’expédition pour une traçabilité précise des transactions.

Le Corps :

• Description de la Nature de la Marchandise : Décrivez clairement la nature des marchandises pour une identification facile par les autorités douanières.
• Quantités : Précisez les quantités de chaque produit inclus dans l’expédition.
• Valeur de Chaque Produit HT : Indiquez le prix unitaire hors taxes de chaque produit.
• Valeur Totale HT : Calculez la valeur totale hors taxes en multipliant la quantité par le prix unitaire.
• Devise Employée : Spécifiez la devise dans laquelle les montants sont exprimés.

Le Pied de Page :

• Date d’Émission : Inscrivez la date d’émission du document, importante pour la chronologie des transactions.
• Incoterm Utilisé (si possible) : Mentionnez l’Incoterm utilisé pour définir les droits et responsabilités des parties impliquées.
• Prix du Transport HT : Incluez le coût du transport hors taxes, si applicable.
• Tampon et Signature : Apposez un tampon officiel et la signature de la personne responsable, renforçant ainsi l’authenticité du document.

En suivant ces étapes lors de la création de votre Facture proforma, vous vous assurez d’être conforme aux lois douanières. Ainis, vous minimisez les risques de blocage douanier et facilitez le passage de vos marchandises à travers les frontières. Téléchargez dès maintenant notre modèle de Facture proforma et assurez-vous d’être prêt pour toutes vos expéditions.